Sie haben eine neue Arbeitsstelle gefunden und möchten Ihren bisherigen Arbeitsvertrag kündigen? Sie sind Arbeitgeber und möchten aus betrieblichen oder anderen Gründen ein Arbeitsverhältnis kündigen?
Ein Kündigungsschreiben ist an bestimmte Vorgaben gebunden. Was müssen Sie als Arbeitnehmer beziehungsweise Arbeitgeber bei der Formulierung einer Kündigung beachten?
Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Formulierung einer Kündigung: Rechtliche Rahmenbedingungen
Wird ein Arbeitsvertrag durch eine Kündigung beendet, wird zwischen Eigenkündigung und Fremdkündigung unterschieden.
Bei der Eigenkündigung kündigt der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis, während bei der Fremdkündigung der Arbeitgeber die Kündigung ausspricht.
Bei der Formulierung der Kündigung müssen bestimmte Formalien beachtet werden, die in § 622 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gesetzlich normiert sind. Danach hat die Formulierung der Kündigung schriftlich unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist zu erfolgen.
Sofern nichts anderes vereinbart wurde und die Probezeit bereits abgelaufen ist, gilt zunächst eine gesetzliche Kündigungsfrist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Monats. Die Kündigungsfrist orientiert sich am Inhalt des Individualarbeitsvertrags sowie an der Art und Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.
Formulierung einer Kündigung: Formalien und Inhalte
Generell müssen bestimmte Formalien eingehalten werden.
1. Kündigung formulieren – Schriftform ja oder nein?
Nach § 623 BGB bedarf eine Kündigung der Schriftform unabhängig davon, ob sie vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber ausgesprochen wird. Die fehlende Schriftform kann dazu führen, dass die Kündigung unwirksam ist.
Schriftform bedeutet, dass die Kündigung schriftlich verfasst und vom Arbeitnehmer beziehungsweise dem Arbeitgeber oder seinem gegenüber dem Arbeitnehmer legitimierten gesetzlichen Vertreter eigenhändig durch die namentliche Unterschrift unterzeichnet werden muss.
Die eigenhändige Unterschrift besagt, dass eine lediglich eingescannte Unterschrift (oder eine Kopie des Kündigungsschreibens) für eine wirksame Kündigung nicht ausreichend ist. Gleiches gilt für den Versand der Kündigung per Fax per E-Mail, selbst dann, wenn es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur handelt.
2. Welche Inhalte hat ein Kündigungsschreiben?
Es gibt bestimmte Inhalte, die bei der Formulierung einer Kündigung beachtet werden müssen.
Zu den Inhalten einer Kündigung gehören:
- Adressat
- Absender
- Datum
- Die eigentliche Kündigung mit dem eindeutigen Willen, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist (ordentlich) oder fristlos (außerordentlich) beenden zu wollen
- Unterschrift des Verantwortlichen, der zum Ausspruch der Kündigung berechtigt ist (Vorsicht: Die Berechtigung muss ausreichend gegenüber dem Arbeitnehmer nachgewiesen sein)
Sämtliche Inhalte einer Kündigung haben einen rechtlichen Hintergrund:
- Die namentliche Nennung von Adressat und Absender sowie die Angabe von persönlichen Daten – zum Beispiel die jeweilige Adresse – führen dazu, dass Arbeitnehmer, Arbeitgeber und das Unternehmen eindeutig identifizierbar sind.
- Während der Arbeitnehmer in einer Kündigung direkt und mit seinem Namen angesprochen wird, kommen beim Arbeitgeber der Personalchef oder der Vorgesetzte als Adressaten in Betracht. Sofern Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie die Anrede „Damen und Herren“.
- Das Datum der Kündigung ist für die Kündigungsfrist von Bedeutung. Mithilfe des Datums kann nachgewiesen werden, dass die gesetzliche oder vertragliche Kündigungsfrist eingehalten wurde.
Insgesamt sollte eine Kündigung knapp gehalten werden. Sie ist eine sachliche Mitteilung, die keinen Raum lässt für eine ausführliche Schilderung der Beweggründe.
3. Kündigung formulieren: Bedarf die Kündigung einer Begründung?
Grundsätzlich muss das Kündigungsschreiben keine Begründung bezüglich des Kündigungsgrundes enthalten.
Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen:
- Die Kündigung eines Auszubildenden nach der Probezeit muss gemäß § 22 Abs. 3 BBiG (Berufsbildungsgesetz) begründet werden. Gleiches gilt nach § 9 Abs. 3 S. 2 MuSchG (Mutterschutzgesetz) für Schwangere. Fehlt hier die Nennung des Kündigungsgrundes, ist die Kündigung unwirksam.
- Die Kündigung muss begründet werden, wenn eine Begründungspflicht in einem Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Arbeitsvertrag vorgesehen ist. Unterbleibt die Mitteilung über den Kündigungsgrund, kann der Arbeitnehmer bei wirksamer Kündigung einen Schadenersatzanspruch in Bezug auf den Ersatz von Gerichts- und Anwaltskosten geltend machen.
- Im Falle der fristlosen Kündigung kann der Arbeitnehmer eine Begründung nachträglich verlangen (§ 626 Abs. 2 BGB).
Arbeitnehmer: Beispiel für die Formulierung einer Kündigung
Inhalte, Aufbau und Formulierung einer Kündigung seitens des Arbeitnehmers:
1. Anschrift des Arbeitnehmers als Absender
2. Anschrift des Arbeitgebers als Adressat
3. Ort und Datum
4. Betreff: Kündigung des Arbeitsvertrags
5. Anrede des Adressaten
6. „Hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum] beziehungsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Ich bitte Sie, mir das Beendigungsdatum sowie den Erhalt des Kündigungsschreibens schriftlich zu bestätigen.“
7. Optional: Bitte um das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
8. Dankesformel bezüglich der Zusammenarbeit
9. Grußformel, Name und Unterschrift
Arbeitgeber: Beispiel für die Formulierung einer Kündigung
Inhalte, Aufbau und Formulierung einer Kündigung seitens des Arbeitgebers:
1. Anschrift des Arbeitgebers als Absender
2. Anschrift des Arbeitnehmers als Adressat
3. Ort und Datum
4. Betreff: Kündigung des Arbeitsvertrags
5. Anrede des Adressaten
6. „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächst möglichen Zeitpunkt.
7. Kündigungsgrund: Betriebs-, verhaltens- oder personenbedingte Kündigung
8. „Der verbleibende Urlaubsanspruch beträgt [Anzahl] Tage. Diesen Resturlaub gewähren wir Ihnen innerhalb der Kündigungsfrist, sodass Ihr letzter Arbeitstag auf den [Datum] datiert ist.“
9. Aushändigung beziehungsweise Zusendung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
10. Zustimmung des Betriebsrates zur Kündigung
11. Hinweis auf die Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit, um einen Anspruch auf Arbeitslosengeld I geltend zu machen.
12. Dankesformel bezüglich der Zusammenarbeit
13. Grußformel, Name und Unterschrift
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